Protokolle

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Protokolle der StuPa-, AStA-, Senats- und Präsidiumssitzungen können vom info-Netzlaufwerk abgerufen werden: Zugriff auf das info-Netzlaufwerk

Protokolle schreiben (Leitfaden)

Der Protokoll-Leitfaden soll eine Hilfe mit Best-Practices für Protokollant*innen bei Sitzungen der studentischen Gremien (StuPa, AStA) sein. Die formellen Regelungen befinden sich in der Satzung der Studierendenschaft.

Die Orientierung an den Vorgaben für Protokolle kann dabei helfen eine Sitzung besser zu strukturieren. Bei der Besprechung eines Tagesordnungspunktes (TOP) kann die Sitzungsleitung beispielsweise immer mit darauf achten, ob für den TOP noch Beschlüsse gefasst oder Zuständigkeiten festgelegt werden müssen. Protokolle machen die Arbeit der Gremien für Studierende nachvollziehbar, die nicht Mitglied des Gremiums sind. Bei manchen Beschlüssen, insbesondere solche, die sich auf Finanzfragen beziehen (z. B. Vertragsabschlüsse), ist die Dokumentation rechtlich notwendig.

Die Protokolle sind in der Regel hochschulöffentlich: Sowohl Studierenden, als auch allen anderen Angehörigen der HBK sind sie zugänglich. Dies sollte beim Protokollieren berücksichtigt werden.

Die folgenden Inhalte sollten in einem Sitzungsprotokoll enthalten sein:

  • Name des Gremiums
  • Sitzungsbeginn (Datum, Uhrzeit)
  • Sitzungsort
  • Anwesende Mitglieder des Gremiums
  • Anwesende Gäste
  • Sitzungsleitung (Name des Mitglieds)
  • Protokollführung (Name des Mitglieds)
  • Formalia
    • Beschlussfähigkeit feststellen
      Beispiel: „Zu Beginn der Sitzung sind 12 von 15 Mitgliedern anwesend. Das StuPa ist damit beschlussfähig.“ oder „Zu Beginn der Sitzung sind 9 von 15 Mitgliedern anwesend. Es liegt keine Beschlussfähigkeit vor.“
    • Protokolle bestätigen
      Beispiel: „Das Protokoll vom 25.06.2020 mit den Korrekturen von Tom vom 01.07.2020 wird ohne weitere Einwände bestätigt.“
    • Umlaufverfahren protokollieren (Beschlüsse im Wortlaut mit Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen)
  • Sitzungsinhalte gruppiert nach Tagesordnungspunkt (TOP):
    • Beschlüsse im Wortlaut mit Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen
      Beispiel: „Beschluss: Der Antrag von Marianne Mustermensch vom 20.06.2020 auf Förderung des Flugworkshop-Projekts durch das StuPa mit 500 EUR wird bewilligt. Ja: X, Nein: Y, Enthaltungen: Z“
    • Zuständigkeiten (Wer kümmert sich worum?)
    • ggf. Gesprächsnotizen (*)
  • Sitzungsende (Uhrzeit)

* Wünschenswert wäre natürlich, dass Diskussionen so nachvollziehbar wie möglich sind. Es ist jedoch Abwägungssache der*des Protokollant*in, wie ausführlich die einzelnen TOPs dokumentiert werden. Wichtig ist insbesondere, dass die Beschlüsse im Wortlaut sowie die Zuständigkeiten protokolliert werden. Wortlaute der Beschlüsse sollte von den restlichen Notizen hervorgehoben werden, damit sie unterscheidbar sind.

Das Protokoll sollte durch die Protokollführung nach der Sitzung zeitnah an alle Mitglieder des Gremiums gemailt werden. Korrekturen/Einwände (der Mitglieder) sollten zwecks Transparenz immer an alle Mitglieder gemailt werden. Das Protokoll und ggf. dessen Korrekturen werden in der Folgesitzung bestätigt. Erst dann wird es auf den Netzlaufwerken veröffentlicht.

Beispiele für alte Protokolle befinden sich auf dem info-Netzlaufwerk (siehe oben).